Cahier des charges appel d'offres ministère de la Justice
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DOSSIER DE CONSULTATION DES ENTREPRISES - MARCHE D’ASSISTANCE POUR LE SUIVI DE LA CONVENTION DE REFERENCEMENT D’UN ORGANISME CHARGE D’ASSURER LA PROTECTION SOCIALE COMPLEMENTAIRE COUVRANT LES RISQUES « SANTE » et « PREVOYANCE » DES PERSONNELS DE DROIT PUBLIC, ACTIFS ET RETRAITES, DU MINISTERE DE LA JUSTICE CAHIER DES CLAUSES PARTICULIERES VALANT ACTE D’ENGAGEMENT (CCP-AE) Avril 2017 1 Identification du marché Année N°d'ordre interneAvenant Actespécial N°Chorus MARCHE PUBLIC NOM DU TITULAIRE DU MARCHE : ……………….…….………….……… (A RENSEIGNER) Identification de la personne publique Ministère de la Justice Secrétariat Général/ Sous-direction de la synthèse budgétaire et comptable / Mission achats 13, place Vendôme 75042 PARIS cedex 01 N°SIRET : 11001001400014 Objet du marché Marché d’assistance pour le suivi de la convention de référencement liant le ministère de la Justice à l'organisme chargé d’assurer la protection sociale complémentaire couvrant les risques «santé »et « prévoyance » des personnels de droit public, actifs et retraités, du Ministère de la justice. Forme du marché Le présent marché est soumis à l’ordonnance n°2015-899 du 23 juillet 2015 et au décret n°2016-360 du 25 mars 2016 relatif aux marchés publics. Il est passé par appel d’offres en application des articles 25 et 64 du décret n°2016-360 du 25 mars 2016.
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DOSSIER DE CONSULTATION DES ENTREPRISES -MARCHE D’ASSISTANCE POUR LE SUIVI DE LA CONVENTION DE REFERENCEMENT D’UN ORGANISME CHARGE D’ASSURER LA PROTECTION SOCIALE COMPLEMENTAIRE COUVRANT LES RISQUES « SANTE » et « PREVOYANCE » DES PERSONNELS DE DROIT PUBLIC, ACTIFS ET RETRAITES, DU MINISTERE DE LA JUSTICE CAHIER DES CLAUSES PARTICULIERES VALANT ACTE D’ENGAGEMENT (CCP-AE)
Avril 2017
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Identification du marché Année N° d'ordre interne Avenant Acte spécialN°Chorus MARCHE PUBLICNOMDUTITULAIREDUMARCHE: ……………….…….………….………(A RENSEIGNER) Identification de la personne publiqueMinistère de la JusticeSecrétariat Général/ Sous-direction de la synthèse budgétaire et comptable / Mission achats 13, place Vendôme 75042 PARIS cedex 01 N°SIRET : 11001001400014Objet du marché Marché d’assistance pour le suivi de la convention de référencement liant le ministère de la Justice à l'organisme chargé d’assurer la protection sociale complémentaire couvrant les risques « santé » et « prévoyance » des personnels de droit public, actifs et retraités, du Ministère de la justice. Forme du marchéLe présent marché est soumis à l’ordonnance n°2015-899 du 23 juillet 2015 et au décret n°2016-360 du 25 mars 2016 relatif aux marchés publics. Il est passé par appel d’offres en application des articles 25 et 64 du décret n°2016-360 du 25 mars 2016.Désignation de la personne habilitée à signer le marché pour le compte du ministèreMonsieur le Secrétaire général du ministère de la Justice ayant reçu délégation de signature à cet effet par décret du 3 août 2016.Désignation de la personne habilitée à donner les renseignements prévus à l’article 130 du décret n°2016-360 du 25 mars 2016Monsieur le Secrétaire général du ministère de la Justice 13, place Vendôme 75042 PARIS cedex 01 / Tél : 01.44.77.60.60 Désignation du comptable assignataireMonsieur le Contrôleur Budgétaire et Comptable près le ministère de la Justice 13, place Vendôme 75042 PARIS cedex 01 / Tél : 01.44.77.60.60 – Fax : 01.44.77.60.52Adresse de facturationMinistère de la justice – Service du contrôle budgétaire et comptable ministériel (SCBCM) Département Comptable – Service facturier 13, Place Vendôme 75042 Paris Cedex 01Date de notification du marché : Durée du marché : 7 ans Mois de remise des offres (M0): Mai 2017
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Table des matières CONTRACTANT .......................................................................................................................................4 PREAMBULE.............................................................................................................................................6 1. Définitions générales.....................................................................................................................6 2. Description du ministère de la Justice ...........................................................................................6 ARTICLE 1 - CONTEXTE.........................................................................................................................7 ARTICLE 2 - OBJET DU MARCHE .........................................................................................................7 ARTICLE 3 - CODES DE NOMENCLATURE CPV ................................................................................7 ARTICLE 4 - ALLOTISSEMENT..............................................................................................................8 ARTICLE 5 - PROCEDURE DE PASSATION..........................................................................................8 ARTICLE 6 - DUREE DU MARCHE........................................................................................................8 ARTICLE 7 - DOCUMENTS CONTRACTUELS.....................................................................................8 ARTICLE 8 - EXPRESSION TECHNIQUE DU BESOIN........................................................................8 ARTICLE 9 - DESCRIPTION DETAILLEE DES PRESTATIONS ..........................................................9 9.1. POSTE 1 : PARTICIPATION AUX COMITÉS DE SUIVI DE L'ORGANISME DE RÉFÉRENCE ET AUX SÉANCES DE TRAVAIL AVEC LUI ET LE MINISTÈRE DE LA JUSTICE .........................................................................................................................................................109.2. POSTES 2 ET 4 : L'ANALYSE DE L'ACTIVITÉ DE L'ORGANISME DE RÉFÉRENCE..12 9.3. POSTE 3 : L’ANALYSE DES ÉVOLUTIONS DE TARIFS ET SUIVI DE L'OFFRE DE RÉFÉRENCE ..................................................................................................................................13 9.4. POSTE 5 : VÉRIFICATION DES MONTANTS DES TRANSFERTS DE SOLIDARITÉ INTERGÉNÉRATIONNELS ET FAMILIAUX .............................................................................13 9.5. POSTE 6 : ANALYSE ET VALIDATION DE LA LISTE ANNUELLE DES ADHÉRENTS À L'OFFRE DE RÉFÉRENCE ...........................................................................................................15 9.6. POSTE 7 : L'ANALYSE DE LA COMPTABILITÉ ANALYTIQUE......................................15 ARTICLE 10 - DOCUMENTATION........................................................................................................15 ARTICLE 11 – LIVRABLES ...................................................................................................................16 ARTICLE 12 – PENALITES....................................................................................................................16 ARTICLE 13 - EXIGENCES DE MANAGEMENT ET D’ASSURANCE QUALITÉ..........................17 13.1 GÉNÉRALITÉS......................................................................................................................17 13.2 ORGANISATION DE L’OPÉRATION ..................................................................................17 13.3 GESTION DES RISQUES......................................................................................................18 ARTICLE 14 - REGIME FINANCIER ....................................................................................................18 14.1 Forme et contenu des prix .......................................................................................................18 14.2 Date d’établissement des prix..................................................................................................18 14.3 Forme des prix – Révision.......................................................................................................18 14.5 Conditions de paiement ...........................................................................................................19 ARTICLE 15 - Discrétion et sécurité ........................................................................................................22 15.1 Confidentialité .........................................................................................................................22 15.2 Protection des données à caractère personnel ...................................................................22 15.3 Règles de l'art et devoir de conseil ....................................................................................23 ARTICLE 16 - Dispositions diverses........................................................................................................23 16.1 Forme des notifications et des informations............................................................................23 16.2 Langue .....................................................................................................................................23 16.3 Responsabilités........................................................................................................................23 16.4 Assurances ...............................................................................................................................24 16.5 Sous-traitance ..........................................................................................................................25 16.6 Lieux d’exécution....................................................................................................................25 16.7 Opérations de vérification, décision à l’issue des opérations de vérification et réception......25 16.8 Exécution aux frais et risques du titulaire ...............................................................................26 16.9 Litiges et contentieux ..............................................................................................................26 ARTICLE 17 - DEROGATIONS ..............................................................................................................27
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CONTRACTANT ENGAGEMENT DU TITULAIRE A EXECUTER LE MARCHE JE SOUSSIGNÉ(E) : Nom, prénom et qualité du signataire du marché : (joindre, le cas échéant, une délégation de pouvoir) agissant pour mon propre compte ; agissant pour le compte de la société (indiquer le nom, l’adresse, le numéro SIRET, Registre du commerce, numéro et ville d’enregistrement ou Répertoire des métiers, numéro etville d’enregistrement ou les références de son inscription à un ordre professionnel ou référence de l’agrément donné par l’autorité compétente quand la profession à laquelle il appartient est réglementée, numéro APE) : CI-APRES DESIGNÉ(E) LE Titulaire du marché (indiquer le nom, l’adresse du siège social et le numéro SIRET)APRES AVOIR PRIS CONNAISSANCE DES DOCUMENTS CONSTITUTIFS DU MARCHE, Après avoir établi les certificats, attestations et déclarations prévues aux articles 48 et 50 du décret n°2016-360 du 25 mars 2016et attesté: -n’entrer dans aucun des cas d’interdiction de soumissionner prévus aux articles45et48de l’ordonnance n° 2015-899 du 23 juillet 2015 ;
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-être en règle au regard des articlesL. 5212-1 àL. 5212-11code du travail concernant du l’emploi des travailleurs handicapés ; 1 -.que les renseignements fournis dans le formulaire DC2 ou équivalent sont exacts M’ENGAGE SANS RESERVE SUR LA BASE DE MON OFFRE A EXECUTER LES PRESTATIONS OBJETS DU MARCHE A EXECUTER LES PRESTATIONS OBJET DU MARCHE. Les pièces prévues aux articlesD.8222-5 ouD.8222-7 etD.8222-8code du travail sont du à produire tous les 6 mois jusqu'à la fin d'exécution du marché. Les pièces en langue étrangère seront acceptées si elles sont accompagnées d'une traduction en langue française certifiée conforme à l'original par un traducteur assermenté.
1 Les formulaires DC sont disponibles sur le site internet du ministère chargé de l’économie à l’adresse suivante : http://www.economie.gouv.fr/daj/formulaires-declaration-candidat-dc1-dc2-dc3-dc4
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PREAMBULE 1. Définitions générales Pour l'ensemble des documents constitutifs du marché, il est à noter que : ·le terme « désigne la personne morale de droit privé et ses sous-traitantstitulaire » déclarés ayant été retenus par le service prescripteur pour la gestion du présent marché ; ·le terme « chef de projet » désigne l'agent du Bureau de l'Action Sociale du secrétariat général du ministère de la Justice en charge du suivi et du pilotage du référencement de l'organisme de protection sociale pour les agents de droit public ; ·» désigne l'organisme de protection socialeorganisme de référence le terme « complémentaire officiellement référencé par le ministère de la Justice pour la période 2017/2024 et bénéficiant du versement d'une participation financière au titre des transferts de solidarité générés.2. Description du ministère de la Justice Le ministère de la Justice est composé, à la fin de l'année 2015, d'environ 80 000 agents répartis sur l'ensemble du territoire métropolitain et d'outre-mer. Les missions du ministère de la Justice sont : ·la gestion des moyens de la justice : le personnel, l'immobilier, les équipements et le parc informatique ; ·la préparation des textes de lois et des règlements dans certains domaines, comme le droit, la nationalité française ou encore le droit de la famille ; ·la prise en charge des populations qui lui sont confiées sur décision de l'autorité judiciaire : les mineurs délinquants ou en danger et les majeurs placés sous main de justice ; ·la définition et la mise en œuvre des grandes orientations de la politique en matière de justice : l'aide aux victimes d'infractions, politique pénale, la lutte contre la criminalité organisée, l'accès au droit et à la justice. Afin d'assurer ces missions principales, le ministère de la Justice s'appuie sur le secrétariat général qui coordonne notamment l'activité administrative des cinq (5) grands directions du ministère : ·laDirection des Services Judiciaires,qui règle l’organisation et le fonctionnement du service public judiciaire. Cette direction regroupe nombre de greffiers et de magistrats au sein des 1135 juridictions judiciaires; ·laDirection de l'Administration Pénitentiaire,chargée de missions dequi est surveillance et assure le maintien en détention des personnes qui lui sont confiées par l'autorité judiciaire au sein de 188 établissements sur l'ensemble du territoire national. Par ailleurs, elle assure des missions de prévention de la récidive menée par l'ensemble des personnels dont les travailleurs sociaux. Elle est majoritairement composée de surveillants pénitentiaires et de conseillers d'insertion et de probation ; ·laDirection de la Protection Judiciaire de la Jeunesse,qui a pour cœur de mission
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l’action éducative pour les mineurs dans le cadre judiciaire. Pour cela, elle s’appuie sur des principes essentiels à savoir l’éducabilité de tous, le respect des droits et des libertés de chacun et l’adaptation permanente des réponses éducatives aux évolutions des jeunes qui lui sont confiés. ·laDirection des Affaires Criminelles et des Grâces,les attributions du exerce ministère de la justice en matière pénale. A ce titre, elle élabore notamment la législation et la réglementation en matière répressive et examine, en liaison avec les départements ministériels concernés, tous les projets de normes comportant des dispositions pénales ; ·laDirection des Affaires Civiles et du Sceauxest l'expert de droit privé du Gouvernement. Elle reste aussi à l’écoute des juridictions, à l’attention desquelles elle met en place des outils méthodologiques et des circulaires afin d’expliciter les nouveaux textes ou répondre aux difficultés d’application de certaines dispositions qui lui sont signalées. Enfin, le/la garde des Sceaux est assisté dans ses missions de contrôle par l'inspection générale de la Justice qui participe notamment à l'évaluation des politiques publiques de la justice française.ARTICLE 1 - CONTEXTELe ministère de la Justice participe, en tant qu’employeur, à la protection sociale complémentaire (PSC) de ses personnels, en application du décret n°2007-1373 du 19 septembre 2007 pour ses personnels de droit public. Une procédure de mise en concurrence ad hoc aux marchés publics a été lancée le 20/12/2016 afin de référencer un organisme de protection sociale complémentaire sur la période 2017/2024. Les obligations réciproques des deux parties seront contractualisées par le biais d'une convention de référencement d'une durée de sept (7) ans. La période de validité de la convention peut être prorogée d'un an (1) maximum pour des motifs d'intérêt général. La date prévisionnelle d'entrée en vigueur de la convention est fixée au 01/06/2017. Le projet de convention est disponible en annexe du présent cahier des charges.ARTICLE 2 - OBJET DU MARCHELe présent marché est un marché d’assistance pour le suivi de la convention de référencement liant le ministère de la Justice à l'organisme chargé d’assurer la protection sociale complémentaire couvrant les risques « santé » et « prévoyance » des personnels de droit public, actifs et retraités, du Ministère de la justice. ARTICLE 3 - CODES DE NOMENCLATURE CPVLes références CPV correspondant à l’objet du marché sont : ·6138000000 Conseil et expertise métier
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ARTICLE 4 - ALLOTISSEMENTLe présent marché n’est pas alloti. ARTICLE 5 - PROCEDURE DE PASSATIONLe présent marché est soumis est soumis à l’ordonnance n°2015-899 du 23 juillet 2015 et au décret n°2016-360 du 25 mars 2016 relatif aux marchés publics. Il est passé par appel d’offres en application des articles 25 et 64 du décret n°2016-360 du 25 mars 2016. ARTICLE 6 - DUREE DU MARCHELe présent marché est conclu pour une durée de 1 an à compter de sa date de notification. Il peut être reconduit 7 fois par décision expresse notifiée au titulaire 3 mois avant la date d’échéance du marché par lettre recommandée avec avis de réception. La durée d’exécution du présent marché est liée à la durée de la convention de référencement. ARTICLE 7 - DOCUMENTS CONTRACTUELSLe présent marché est constitué par les documents énumérés ci-après, par ordre décroissant d’importance : -Le présent document valant acte d’engagement (AE) et cahier des clauses particulières (CCP) (techniques et administratives), ainsi que son annexe financière; -Le cahier des clauses administratives générales applicables aux marchés publics de prestations intellectuelles (CCAG PI), approuvé par l’arrêté du 16 septembre 2009 option B ; -Le mémoire technique exposant les modalités d’exécution de la prestation et constituant l’offre du titulaire.ARTICLE 8 - EXPRESSION TECHNIQUE DU BESOINLes prestations consistent à recourir à un expert indépendant disposant d’une bonne maîtrise du fonctionnement et de la structure des administrations de l’État afin d’aider le ministère de la Justice dans le pilotage du dispositif de PSC mis en place pour ses personnels de droit public. Juridiquement, une autorisation de la CNIL est nécessaire pour la transmission des données au titulaire de la part de l'organisme de référence par voie informatique car il s’agit d’informations à caractère personnel. Ces envois de données se font par voie informatique uniquement. Le titulaire du présent marché est seul habilité à exploiter ces données transmises par l'organisme de référence. Il est soumis par son statut au secret professionnel et au respect du code de déontologie des actuaires.
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L'objet de la mission consiste à s'assurer de la réalisation effective par l'organisme de référence de ses seules obligations à l'égard de l'employeur. Les prestations attendues au titre du présent marché sont : ·l’analyse et la vérification des données et documents, transmis annuellement par l'organisme de référence, permettant de déterminer le montant des transferts de solidarité intergénérationnels et familiaux ainsi que le montant du précompte ; ·l’élaboration des tableaux de bord et l’analyse des données socio-démographiques et comptables (comptabilité analytique), dont la liste est définie par la convention, transmise par l'organisme de référence permettant de retracer l'utilisation de l'aide ; ·l’analyse de toutes les évolutions de tarifs qui seront proposées aux adhérents au titre de l’année N+1 ainsi que les demandes d'évolution exceptionnelle des tarifs ; ·L’analyse des évolutions de tarifs réalisées sur l’année N-1 et vérification de la conformité avec les engagements.ARTICLE 9 - DESCRIPTION DETAILLEE DES PRESTATIONSLe titulaire effectue le suivi de la convention de référencement qui entre en vigueur au cours de l'année 2017 pour le référencement de l'organisme de référence sur la période 2017/2024. Le projet de convention, disponible en annexe du présent marché, prévoit notamment : ·les modalités de versement à l'organisme référencé de la participation pour l'année N de l'employeur, à la PSC de ses personnels de droit public au vu des obligations réciproques du signataire et en fonction des transferts de solidarité effectifs mesurés au cours de l'exercice N-1. ·la transmission par l'organisme de référence de deux types de données : d’une part des données relatives à la sinistralité, qui permettront à l’employeur de disposer d’une base de données sur les caractéristiques qualitatives et quantitatives de la population des agents (prestations reçues, éléments de sinistralité, etc.) et d’autre part, des éléments financiers relatifs à leur comptabilité analytique, aux transferts de solidarités et au montant du précompte. Sur cette base, le tableau ci-après détaille les prestations attendues par le titulaire du marché :Postes PrestationsParticipation aux comités de suivi de l'organisme de référence et des 1 séances de travail avec lui et le ministère de la Justice er 2 Analyse de l'activité (tableau de bord du 1 semestre) 3 Analyse des évolutions de tarifs et suivi de l'offre référencée ème 4 Analyse de l'activité (tableau de bord du 2 semestre) Vérification des montants des transferts de solidarité intergénérationnels 5 et familiaux Analyse et validation de la liste annuelle des adhérents à l'offre 6 référencée 7 Analyse de la comptabilité analytique de l'organisme de référence
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9.1. POSTE 1 : PARTICIPATION AUX COMITES DE SUIVI DE L'ORGANISME DE REFERENCE ET AUX SEANCES DE TRAVAIL AVEC LUI ET LE MINISTERE DE LA JUSTICE 9.1.1 COMITE DE SUIVILe comité de suivi prévu par la convention de référencement est chargé du suivi de la bonne exécution de la convention. Il est composé de représentants de l’employeur public, du Conseil National de l’Action Sociale (CNAS) et de l’organisme de référence. Il est mis en place dans le mois suivant la date de signature de la convention de référencement. Le comité de suivi est notamment en charge de : ·l’analyse et le traitement des questions relatives à la mise en œuvre de la convention de référencement ; ·l’analyse du respect des dispositions du décret n°2007-1373 du 19 septembre 2007 ; ·l’analyse en année N de l’évolution des transferts de solidarité au titre de l’année N-1, sur la base du rapport produit par l’organisme de référence et détaillant le calcul des transferts mis en œuvre ainsi que l’utilisation de la participation financière sur la base de la comptabilité analytique mise en place par l’organisme ; ·la validation en année N du montant de la participation financière à verser par le ministère au titre des transferts de solidarité de l’année N-1, étant rappelé que ce montant est plafonné par le montant des transferts sans être nécessairement égal ; ·le suivi de l’activité de l’organisme de référence en termes de données quantitatives et qualitatives sur la population couverte, de prestations fournies, de garanties proposées, de politique d’offre de service et d’adhésion mise en place par l’organisme de référence ; ·l’analyse et la validation des demandes d’augmentation exceptionnelle de tarifs au-delà des engagements de l’organisme ; ·l’analyse de l’évolution des niveaux des indicateurs qualitatifs de suivi définis pour le présent référencement, sur la base des rapports trimestriels produits par l’organisme ; ·l’analyse et la validation des éventuelles mesures correctrices proposées par l’organisme dans le cas où les indicateurs de suivi ne seraient pas respectés ; ·le suivi de la mise en place des actions correctives par l’organisme, sur la base d’un rapport détaillé et tous autres éléments objectifs permettant d’attester de cette mise en œuvre. Le nombre maximum annuel de comité de suivi est de deux (2), sauf circonstances exceptionnelles. Le comité de suivi se réuni sur convocation de l’administration (comportant l’ordre du jour) par voie électronique. La date de transmission au titulaire de la date de la réunion est celle de l’envoi par messagerie électronique. Le secrétariat du comité de suivi est assuré par le ministère de la Justice. Les réunions du comité se tiennent sur le site :Le Millénaire 3, 35 rue de la gare, 75019 Paris.
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Le ministère de la Justice délivre une attestation de présence et de participation du titulaire aux comités de suivi. La périodicité des réunions est définie lors de la première occurrence du comité de suivi. Elle s'appuie sur les différentes échéances fixées par la convention pour : ·la validation des transferts de solidarité, le paiement éventuel du solde de la participation de l'année N-1, la détermination du nouveau plafond de la participation pour l'année N et le déclenchement du paiement de l'acompte ; ·la présentation, par l'organisme de référence, des comptes de résultats annuels ; ·la validation, en tant que de besoin, des évolutions tarifaires proposées par l'organisme, notamment en cas d'évolution exceptionnelle des tarifs. Le titulaire du présent marché participe en tant que conseil, sur demande de l'administration, aux travaux de ce comité de suivi et, en tant que de besoin, à toute réunion technique de suivi liée à l'application des dispositions de la convention (réunions préparatoires aux comités de suivi entre le ministère de la Justice et le titulaire du marché). Le titulaire présente aux comités de suivi les éléments suivants : ·le bilan annuel transmis par l'organisme de référence détaillant des éléments tels que les indicateurs de suivi, les actions correctives éventuelles, les éléments de comptabilité analytique, les données quantitatives et qualitatives de la population couverte, les prestations fournies, la politique d'offre de service et d'adhésion mise en place, une demande exceptionnelle d'évolution des tarifs ; ·le bilan des travaux effectués (actions closes, ouvertes, nouvelles…), les difficultés rencontrées dans la période précédente, l’orientation des travaux et les difficultés prévues dans la période suivante ; ·un tableau d’avancement des délais qui devra contenir les mises à jour du planning (support informatique) ; ·une synthèse des risques ainsi que les actions entreprises de réduction des risques ; ·les principaux points durs et risques sur la qualité des prestations (cette partie inclut l’évaluation de la criticité des risques ainsi que les actions de réduction de ces risques) ; ·les actions en cours ou closes ; ·les résultats des actions correctives et préventives éventuelles. Le compte-rendu de réunion du comité de suivi inclus les remarques de l’ensemble des parties siégeant au comité. Il est rédigé par le titulaire. Il est transmis dans les sept (7) jours calendaires suivant le comité de suivi au chef de projet du ministère de la Justice pour examen avant diffusion officielle. Le compte-rendu est paraphé par le chef de projet du ministère de la Justice en fin de réunion. Ce compte-rendu de réunion comprend au moins les faits exposés, les problèmes identifiés, les actions décidées et la mise à jour du planning suite à d’éventuelles évolutions décidées en réunion. Les planches présentées en réunion d’avancement seront jointes au compte-rendu de réunion. Le titulaire présente au cours des réunions techniques de suivi l'avancement des travaux décidés et engagés lors des comités de suivi.
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