Gestion Electronique des douments
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Français
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2016
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08 septembre 2016
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Français
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1 Mo
Gestion Electronique des douments
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REPUBLIQUE DU BENIN *******@******* MINISTERE D’ETAT CHARGE DE L’ENSEIGNEMENT SUPERIEUR ET DE LA RECHERCHE SCIENTIFIQUE (MECESRS) *******@******* UNIVERSITEPOLYTECHNIQUEINTERNATIONAL -OBIANGNGUEMA MBASOGO *******@******* MEMOIREDEFIN DEFORMATION Option Filière Gestion Informatique Appliquée à la gestion des entreprises (IAGE) ThèmeGESTIONELECTRONIQUEDESDOCUMENTSLieu de stage Ministère d’Etat Chargé de l’Enseignement Supérieur et de la Recherche Scientifique Direction de l’Informatique et du Pré-Archivage (DIP) Réalisé par : Farrel U. ADJAHO & Tidjane A. ADJANOHOUN Maître de Mémoire : Tuteur de Stage : Ir. Patrick SOTHINDJOMme Judith GBENODOU SATOGUINAAttaché d’enseignement et de Directrice de l’Informatique et du Pré-archivage recherché EPAC-UAC/LETIA
Année académique : 2012-2013
Farrel U. ADJAHO
GESTION ELECTRONIQUE DES DOCUMENTS (GED)
DEDICACE
2013
Réalisé par Farrel U. ADJAHO & Tidjane A. ADJANOHOUN
A mon pèreToussaint ADJAHO
A ma mèreAgathe DJOSSOUépouseADJAHO
GESTION ELECTRONIQUE DES DOCUMENTS (GED)
DEDICACE
pèreA mon Marcel ADJANOHOUN
A ma mèreRacky DIONGépouseADJANOHOUN
Ama sœurNdorha Huévi ADJANOHOUN
2013
Tidjane A. ADJANOHOUN
Réalisé par Farrel U. ADJAHO & Tidjane A. ADJANOHOUN
GESTION ELECTRONIQUE DES DOCUMENTS (GED)
REMERCIEMENTS
Aux Autorités de l’UPI-OMN ;
à tout le corps professoral ;
à MonsieurPatrick SPTINDJO, notre maître de mémoire, pour nous avoir
suivis dans la rédaction de notre mémoire et pour sa disponibilité ;
2013
à MadameJudith GBENODOU SATOGUINA, Directrice de la Direction de
l’Informatique et du Pré-archivage, pour avoir accepté non seulement de nous
prendre comme stagiaires mais aussi d’être notre tutrice durant ce stage;
à tout le personnel de laDIPpour s’être montré coopératif ;
à MessieursAnges François d’Assise JOSSEetAlain AGOSSOUde laDRH,
pour avoir été toujours disponible malgré leurs occupations ;
à MesdamesGwladysetArmelle ADJAHOet MonsieurHarold ADJAHOpour
leur soutien ;
à MessieursVithchéméetTiedan ADJANOHOUNpour leur soutien ;
à tous ceux qui, de prêt ou de loin, ont contribué à la réalisation de ce travail,
nous adressons nos sincères remerciements.
Réalisé par Farrel U. ADJAHO & Tidjane A. ADJANOHOUN
GESTION ELECTRONIQUE DES DOCUMENTS (GED)
LISTE DES SIGLES ET ABREVIATIONS
HT: €Euro Hors-Taxe
CSS: Cascading Style Sheets
DIP: Direction de l’Informatique et du Pré-archivage
DOM: Document Object Model
DRH: Direction des ressources humaines
GED: Gestion Electronique des Documents
GTK: Good To Know
HP: Hewlett-Packard
HTML: Hypertext Markup Language
LDAP: Lightweight Directory Access Protocol
2013
MECESRS: Ministère d’Etat Chargé de l’Enseignement Supérieure et de la Recherche Scientifique
MERISE: Méthode d’Etude et de Réalisation Informatique par Sous – Ensemble
MESRS: Ministère de l’Enseignement Supérieure et de la Recherche Scientifique
MySQL: My Structured Query Language
OS:Operating System
PHP: PHP Hypertext PreProcessor
PDF: Portable Document Format
SGBD: SystèmedeGestiondeBasedeDonnées
SRU: Service des Relations avec les Usagés
SPre: Service de Pré-archivage
SI: Service Informatique
TIC: Technologies de l’Information et de la Communication
UML :Unified Modeling Language
XHTML: eXtensible HyperText Markup Language
XML: eXtensible Markup Language
XSL: eXtensible Stylesheet Language
Réalisé par Farrel U. ADJAHO & Tidjane A. ADJANOHOUN
GESTION ELECTRONIQUE DES DOCUMENTS (GED)
LISTE DES TABLEAUX
2013
TABLEAU 1:Matériels, systèmes d’exploitation et logiciels existants .......................... 9
TABLEAU 2:........................................................ 21Quelques logiciels répandus de GED
TABLEAU 3 :Liste des acteurs et leurs taches................................................................. 25
Réalisé par Farrel U. ADJAHO & Tidjane A. ADJANOHOUN
GESTION ELECTRONIQUE DES DOCUMENTS (GED)
LISTE DES FIGURES
2013
Figure1 :Présentation du réseau ........................................................................................ 11
Figure 2: Diagramme des flux lié à la circulation d’un document ................................ 13
Figure 3................................................................................................... 17: Le cycle du GED
Figure 4: Diagramme de contexte statique....................................................................... 28
Figure 5...................................................................... 31: Diagramme des cas d’utilisations
Figure 6................................................................. 39: Diagramme du package : Workflow
Figure 7: Diagramme du package Gestion des documents ............................................ 40
Figure 8: Diagramme du package Gestion des utilisateurs............................................ 40
Figure 9: Diagramme du package Archive ....................................................................... 41
Figure 10: Diagramme de contexte dynamique ............................................................... 43
Figure 11: Diagramme de séquence du cas d’utilisation«DEMARRER UN
WORKFLOW» ........................................................................................................................ 44
Figure 12: Diagramme de séquence du cas d’utilisation «VALIDER OU REJETER
UN WORKFLOW»................................................................................................................... 45
Figure 13: Diagramme de séquence du cas d’utilisation «CREER UN DOCUMENT» .... 46
Figure 14: Diagramme de séquence du cas d’utilisation «ARCHIVER UN
DOCUMENT» .......................................................................................................................... 47
Figure 15: Diagramme d’activité du cas d’utilisation « déclencher un workflow » .. 48
Figure 16: Diagramme d’activité du cas d’utilisation « valider ou rejeter un
workflow» .............................................................................................................................. 49
Figure 17: diagramme d’activité du cas d’utilisation « créer un document » ............ 49
Figure 18...... 50: Diagramme d’activité du cas d’utilisation « archiver un document »
Figure 19: diagramme de classe......................................................................................... 53
Figure 20: diagramme de composant du système .......................................................... 54
Figure 21: diagramme de déploiement............................................................................. 54
Réalisé par Farrel U. ADJAHO & Tidjane A. ADJANOHOUN
GESTION ELECTRONIQUE DES DOCUMENTS (GED)
SOMMAIRE
2013
Introduction ............................................................................................................................1
Chapitre 1........................................................ 2: PRESENTATION DU LIEU DE STAGE
I.
II.
III.
IV.
Présentation de la structure d’accueil ....................................................................... 3
Gestion des documents au sein de l’entreprise ..................................................... 12
Proposition de solution ............................................................................................. 15
Présentation de la gestion électronique des documents(GED) ........................... 16
A.Qu’est-ce que la gestion électronique des documents(GED) .............................. 16
B.Méthodologie de mise en place ............................................................................... 19
C.Présentation des GED existantes ............................................................................. 21
Chapitre 2: ETUDE CONCEPTUELLE............................................................................. 23
I.
II.
Etude préliminaire ....................................................................................................... 24
Analyse .......................................................................................................................... 27
A.Modélisation fonctionnelle ....................................................................................... 28
B.Modélisation dynamique ......................................................................................... 41
C.Modélisation statique ................................................................................................ 51
Chapitre 3: REALISATION D’UN NOUVEAU SYSTEME ........................................... 55
I.
II.
Implémentation .......................................................................................................... 56
Confidentialité et sécurité ......................................................................................... 58
Conclusion.......................................................0....6..................................................................
Bibliographie........................................................................................................................ 61
Webographie........................................................................................................................ 62
Annexes..................................................................................................................................63
Table des matières............................................................................................................... 73
Réalisé par Farrel U. ADJAHO & Tidjane A. ADJANOHOUN
GESTION ELECTRONIQUE DES DOCUMENTS (GED)
INTRODUCTION
La gestion de l’information, enjeu essentiel à l’heure de la numérisation,
apparaît comme un atout des plus indispensables. De ce fait, de par le monde des
entreprises, de nombreux objectifs sont cités : croissance des performances, plus
de profits pour un faible coût, acquérir et maintenir une bonne image, etc.
Pour atteindre de tels objectifs, une gestion efficiente et performante des
données semble essentielle et passe,
documentaire. La mise
indispensable.
entre autre, par une bonne gestion
en place d’une solution de GED devient, ainsi,
L’acronyme GED signifie Gestion Electronique des Documents. Il désigne le
processus de gestion de l’ensemble du cycle de vie d’un document électronique.
C’est ainsi, le Ministère d’Etat Chargé de l’Enseignement Supérieur et de la
recherche Scientifique (MECESRS), se voit dans l’obligation de se doter d’un
système pour la gestion des nombreux documents découlant de la prestation des
activités qu’il entreprend. Ce système permettra donc une bonne gestion des
documents, ce qui facilitera une gestion efficiente des activités actuelles et futures.
Ainsi, au cours de notre stage, nous avons été conviés à mener des réflexions sur
la gestion documentaire afin de concevoir une GED
Le présent mémoire dont le thème est ’’Gestion Electronique des
Documents’’ s’articule autour des trois points suivants :
•
•
•
présentation du lieu de stage ;
étude conceptuelle ;
réalisation d’un nouveau système.
Réalisé par Farrel U. ADJAHO & Tidjane A. ADJANOHOUN
2013
GESTION ELECTRONIQUE DES DOCUMENTS (GED)
CHAPITRE 1 : Présentation du lieu de stage
Réalisé par Farrel U. ADJAHO & Tidjane A. ADJANOHOUN
2013
I.
GESTION ELECTRONIQUE DES DOCUMENTS (GED)
Présentation de la structure d’accueil
Le Ministère d’Etat Chargé de l’Enseignement Supérieur et de la Recherche
Scientifique (MECESRS) est l’un des Ministères qui composent le gouvernement
béninois. Il est régi par le décret n° 2012-540 du 17 décembre 2012 portant
attributions, organisation et fonctionnement du Ministère de l’Enseignement
Supérieur et de la Recherche Scientifique. Il a connu plusieurs dénominations,
notamment : le Ministère de l’Education Nationale (MEN) ; le Ministère de
l’Education Nationale et de la Recherche Scientifique (MENRS); le Ministère de
l’Enseignement Supérieur et de la Formation Professionnelle (MESFP).
La Direction de l’Informatique et du Pré-Archivage (DIP) est une Direction
Technique du Ministère qui assure en relation avec toutes les structures du
Ministère, la conception, la mise en œuvre, la coordination et le suivi-évaluation
d’actions intégrées visant à :
-
--
garantir la sécurisation formelle, l’authentification et la sauvegarde des
documents administratifs et autres productions intellectuelles ;
assurer la fluidité et l’accessibilité de l’information ;
faciliter les relations entre les Directions Techniques et les usagers pour un
service public efficace et efficient ;
-veiller à l’utilisation rationnelle et à la maintenance du système
informatique du ministère.
La Direction de l’Informatique et du Pré-Archivage est chargée de :
-
-
-
piloter la mise en œuvre du schéma directeur informatique du ministère ;
concevoir et réaliser des applications spécifiques pour les structures du
ministère ;
concevoir, installer et gérer tout le réseau de communication et assurer la
cohésion du réseau informatique du ministère ;
Réalisé par Farrel U. ADJAHO & Tidjane A. ADJANOHOUN
2013
